ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

'Ενεκα η ανάγκη για ορθή πληροφόρηση σε ένα επίκαιρο θέμα με οδήγησε στο να παρουσιάσω την Αξιολόγηση από την εμπειρία μου και μόνο, στο "Σύλλογο Ανάπτυξης και Προστασίας Περιβάλλοντος" της Χίου.

Ένα σύστημα διοίκησης οποιουδήποτε επιπέδου (πολιτικό, επιχειρησιακό, τακτικό) που σκοπό έχει την εξυπηρέτηση του πολίτη, οφείλει να αναπροσαρμόζεται στις εκάστοτε ανάγκες του κοινωνικού συνόλου που υπηρετεί. Με απλά λόγια λειτουργίες όπως επέκταση αναδίπλωση, λειτουργική αναδιάρθρωση, είναι στοιχεία ενός υγιούς Οργανισμού.

Για να επιτευχθεί η ταυτόχρονη λειτουργία του Οργανισμού με την αναπροσαρμογή του στις τρέχουσες ή μέλλουσες ανάγκες οφείλει αυτός αλλά και οι προϊστάμενοι αυτού να διατηρούν τον έλεγχο της διαδικασίας μετάβασης αλλά και παραγωγής έργου από αυτόν. Το μόνο εργαλείο της διοίκησης για το σκοπό αυτό αποτελεί ένα δομημένο σύστημα Αξιολόγησης .

Σκοπός είναι η παρουσίαση της Αξιολόγησης ως λειτουργία ενός συστήματος Διοίκησης και ελέγχου , η ανάλυση των διαδικασιών και επιπέδων αξιολόγησης και τέλος η συμβολή της στην αναγέννηση ενός σύγχρονου και λειτουργικού συστήματος .

Η σημασία της Αξιολόγησης της δίνει και τη θέση της στο οργανόγραμμα κάθε οργανισμού. Κατέχει θέση επιτελική (συμβούλου) της Διοίκησης , όταν δεν ταυτίζεται με αυτή - σε μικρούς Οργανισμούς. Επίσης αποτελεί τον τελευταίο κρίκο στην αλυσίδα παραγωγής έργου του Οργανισμού πριν το τελικό προϊόν.

Λειτουργική Οργάνωση- Εκπαίδευση-Αξιολόγηση- Παραγωγή

ΕΙΔΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Ένα δομημένο σύστημα Αξιολόγησης διακρίνεται σε:

Ατομική Αξιολόγηση που διεξάγεται από προϊστάμενο σε υφισταμένους.

Λειτουργική (τακτική) Αξιολόγηση που εκτελείται από ομάδα αξιολόγησης εξωτερική του οργανισμού. Σκοπό έχει αφενός, την καταγραφή των δυνατοτήτων (προσωπικό – μέσα) που έχει στη διάθεσή του οργανισμός να επιτελέσει την αποστολή του, αφετέρου την τήρηση των διαδικασιών και προτύπων κατά την εκτέλεση του έργου. Ουσιαστικά αξιολογούμενος είναι ο Διοικητής του Οργανισμού. Η ομάδα αξιολόγησης εκτός από τον επικεφαλή της ομάδας αξιολόγησης και τους αρχηγούς των επιμέρους αρχηγούς ομάδων τους στελεχώνεται από έμπειρους επαγγελματίες πιστοποιημένους αξιολογητές που στελεχώνουν ίδιες θέσεις σε άλλους Οργανισμούς .

Η επιχειρησιακή αξιολόγηση ,αξιολογεί την ποσότητα και ποιότητα του παραγόμενου έργου από τον Οργανισμό. Εκτελείται από προϊστάμενο κλιμάκιο και συνήθως περιλαμβάνει περισσότερο το ενός Οργανισμούς.

ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Ο φορέας αξιολόγησης στελεχώνεται από έμπειρους επαγγελματίες αναγνωρισμένης αξίας που έχουν αποφοιτήσει από σχολείο αξιολογητών και έχουν συμμετάσχει τουλάχιστον σε δύο αξιολογήσεις ως εκπαιδευόμενοι.

Οι αξιολογητές μετά από κάθε αξιολόγηση κρίνονται για το έργο τους από τους επικεφαλείς των υποομάδων αξιολόγησης.

Στην ετήσια συνάντηση αξιολογητών και Διευθυντών Οργανισμών συζητούν και συναποφασίζουν, εκτός από το πρόγραμμα των αξιολογήσεων και πιθανόν αλλαγές στην μέθοδο αξιολόγησης. Όλες αυτές οι αλλαγές ενσωματώνονται στο βιβλίο αξιολογητή που αποτελεί τη βίβλο για κάθε έναν νεοεισερχόμενο στις τάξεις των αξιολογητών.

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Το έργο της αξιολόγησης ξεκινάει με την αποστολή ερωτηματολογίου ένα χρόνο πριν στον Οργανισμό και μέσω αυτού ακτινογραφείται η δομή ή στελέχωση η αποστολή και οι τυχόν αδυναμίες του Οργανισμού.

Ακολουθεί η επίσκεψη στον Οργανισμό πυρήνα αξιολογητών, ένα εξάμηνο πριν τον προσδιορισμένο χρόνο αξιολόγησης, με βάση ετήσιο προγραμματισμό που συμφωνείται σε επίπεδο διοικητών Οργανισμών σε ετήσια συνάντηση.

Κατά το χρόνο της επίσκεψης συνυπογράφεται μνημόνιο από τη διοίκηση και τον επικεφαλή των αξιολογητών, όπου καθορίζονται με λεπτομέρεια οι τομείς που θα αξιολογηθούν καθώς και οι τυχόν περιορισμοί που υφίστανται κατά παρέκκλιση του υφισταμένου νομικού πλαισίου.

Στο χρόνο του εξαμήνου γίνεται η επιλογή των αξιολογητών που θα στελεχώσουν την ομάδα και αποστέλλονται ατομικές προσκλήσεις. Επίσης ο επικεφαλής των αξιολογητών δίνει κατευθύνσεις για το σενάριο που θα λειτουργήσει ως εργαλείο για την αξιολόγηση.

Το σενάριο είναι μία φανταστική σειρά γεγονότων που σκοπό έχει να οδηγήσει κλιμακωτά τον Οργανισμό στα όρια των δυνατοτήτων του. Η χρονική ακολουθία των γεγονότων είναι συντονισμένη από τους επικεφαλείς κάθε υποομάδας ώστε να υπάρχει πλήρη γνώση των επιδράσεων που προκαλεί μία δράση Α σε τομείς Β, Γ, Δ του Οργανισμού.

Η αξιολόγηση ολοκληρώνεται με την σύνταξη και υποβολή της τελικής αναφοράς. Έχει προηγηθεί η ενημέρωση των στελεχών της Μονάδας για την γενική εικόνα και σχολιασμός της αναφοράς από την αξιολογούμενη Μονάδα.

ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΩΝ ΣΕ ΦΑΣΗ ΔΟΜΙΚΗΣ ΑΝΑΔΙΑΡΘΡΩΣΗΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

Με δεδομένα τις πολιτικές οδηγίες (νόμοι, υπουργικές αποφάσεις κλπ) και τους στόχους που τίθενται στον Οργανισμό σχεδιάζεται η λειτουργική διάρθρωση του Οργανισμού. Ακολουθεί η στελέχωση με βάση την εμπειρία των στελεχών. Πάντα σε κάθε λειτουργική Μονάδα υπάρχει ό μέντορας και ο αξιολογητής. Ο ρόλος του μέντορα είναι να συνδράμει την ομάδα με τις γνώσεις του στην εκτέλεση της αποστολής της. Ο αξιολογητής έχει διττό ρόλο, αρχικά συνδράμει με ιδέες στην τελική διαμόρφωση της Μονάδας, καταγράφει τις απαιτούμενες διεπαφές των στελεχών και τέλος συντάσσει σε συνεργασία με τα στελέχη το μνημόνιο ενεργειών της κάθε θέσης. Τέλος στα πλαίσια της τελικής αξιολόγησης καταγράφει και αναφέρει τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες της Μονάδας.